河海大学:“云雁”解决统一通讯难题

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  随着学校校区的增多,人员活动范围也越来越大,师生经常在不同城市之间参加学术活动开展科学研究,学校内部消息无法及时传播,从而影响工作效率,造成沟通成本办公成本居高不下。

  学校信息化的快速推进,各种业务应用系统越来越多,人事系统、科研系统、财务系统、教务系统、资产系统、后勤系统、学工系统、一卡通系统等,每一种系统都需要和师生用户进行交流,为了提升用户的体验,还需要提供主动的、实时的、随时随地的通讯交流和通知服务,每个系统都需要发送手机短信,电子邮件,即时通讯的QQ、微哨、微信信息,所以每个系统都要维护学生老师的个人通信地址信息,重复冗余。每个业务系统都需要和不同通讯的营运商、系统服务商联系、谈判,难于形成批量优势,通讯费用居高不下。

  当用户的个人通信地址,如手机号码,电子邮件,QQ、微信发生变化以后,就需要到每个业务系统去更新和维护,不仅工作量大,还难免疏漏或差错。这时,高校迫切需要一种统一的、按姓名、按岗位来进行多种通讯方式的一个服务平台,建设基于云服务的高校统一通讯平台。

  河海大学与相关公司潜心两年多不断改进版本,适应了大学的特殊的需要,保障学校的资源得到最大程度的共享、公用,提升用户体验,减少运行的复杂度和工作量,在云雁统一通讯平台原型的基础上,建设了基于云服务理念的河海大学统一通讯平台。

  基于云服务的高校统一通讯平台是在高校统一的身份认证和学校组织架构体系,将校内办公通知、移动短信、即时消息、文件与音视频传输、以及电子邮件等多种通讯方式融合为一体化的、并具有面向应用的集成接口的基础通讯平台。整合与丰富现有组织内部的沟通方式,实现浏览器方式、PC客户端、移动客户端等应用多种用户体验,提高沟通的多样性和方便性,增强信息传递的针对性和及时性,为业务系统提供基础通讯云服务,提高组织内沟通效率。

  平台功能架构

  首先,由基于云服务的高校统一通讯平台分别与外部的各营运商的短信平台对接,与提供即时通讯服务的微哨平台对接,与微信公众号服务进行对接,与办公系统的通知公告对接、与电子邮件系统对接,并在平台层面进行统一身份认证与管理,通过平台分别封装为一个个的云服务;其次,开发不同类型的Web应用和客户端应用,在每一种应用中,都集成了短信、邮件、微哨等各种通讯服务功能,供学校师生进行沟通交流;再次,提供对各个系统的服务和服务集成接口(有的高校业务应用不支持云服务应用),使得各个业务系统能够方面地使用短信等通信功能服务,在系统中自动、批量的发送和接受有关信息。从而实现统一的云服务。

  平台主要功能

  基于云服务的高校统一通讯平台不仅要提供各种通讯的相关服务,而且还要提供开发出人工通讯使用的各种应用:Web应用、PC客户端、移动应用客户端等。

  作为一个实用性的统一通讯应用平台,不仅需要具有通讯,发送接收各种信息的功能,还需要信息的集成、维护等的平台基础功能和相应的管理功能。

  通讯基础信息维护功能

  通讯基础信息维护功能主要有:集成和维护多维机构树的通讯录结构的建立,人员信息的收集维护。基于学校的组织架构对师生的通讯录进行在线管理和有序呈现。支持多级组织和多级群组。支持同一人员属于多组织。平台主要功能如图1所示。

河海大学:“云雁”解决统一通讯难题

  1.机构与个人通讯信息

  通讯录项目包括人员常用联系信息,如:移动电话、电子信箱、微信、微哨等信息,个人可以更新自己的联系信息和设定隐私信息。通讯录有灵活完善权限体系,支持部门管理员对权限范围内的人员信息进行维护。通讯录实现与统一身份认证的单点登录,实现与数据中心的组织、人员等基础数据的同步。

  在河海大学的统一通讯平台中,学校的行政、党务、院系、直属机构、研究机构的信息都来自人事系统,并需要与人事系统进行同步。本科生的信息来自教务系统,并根据学院、系、专业、年级建立机构树。研究生由于和本科生不同,同时入学的研究生其毕业时间差异比较大,而且还有很繁的学科信息,所以集成的研究生管理系统的机构在学院后以年级为主。

  为了进行通讯必须将人员的通讯地址信息收集到统一通讯平台中,并进行维护。有两种方式收集个人信息,一种是组织收集和录入,另一种方法是在人员首次使用系统时,都必须将自己的手机号、电子邮件、微信、QQ等信息填入到系统中,并且要进行安全性的设定,是公开还是不公开。所谓公开个人通讯信息是系统的用户、其他人可以看到他真实的手机号、邮件地址、微信号等,而不公开,别人可以利用统一通讯平台按姓名进行信息沟通,但是看不到真实的手机号等,也就是只能利用学校的云雁统一通讯平台发送信息。由于看不到手机号,所以别人不能在平台外向手机号码发送信息。

  2.共有群与私有群

  共有群是根据管理工作的需要,由管理部门建立的群。管理员在公有群发布的各种信息,群成员都会接收到,群成员不能屏蔽公有群信息。如根据工作需要教务处需要建立一个按照“用户身份为教学秘书”的职能特性来组织的群组,同样可以建立“科研秘书”、“组织秘书”、“教学院长”、“分工会主席”等很多群组。

  在实际工作中,为了某个项目可能需要临时设置一个项目组,其中的人员来自多个部门,在这种情况下需要利用组织架构数据来生成群/组,以方便现实中的管理工作。群组支持多级多分,一人可以属于多群组。部门的公共群组对部门人员可见,全局公共群组对所有组织内用户可见。

  私有群,个人根据学习、工作、兴趣、生活等需要,建立的群组,如科研项目组,既可以包括不同学院的老师,也可以包括不同层级的有关学生。私有群由群主建立和指定群管理员。群可以“公开的”即其他人可以申请加入,也可以是“隐藏的”,只有群主或管理员能选择群成员。

  3.个人通讯录

  每个人可以建立自己的个人通讯录信息,个人通讯录视图中支持常用联系人、常用部门、最近联系人等视图。支持个人通讯录到云端同步管理,并提供联系人信息导入和导出功能,以便进行联系人数据的备份和恢复。

  个人通讯录中还可以包括学校以外的自己经常联系的人员(业务联系人、家人、朋友等),以便利用统一通讯平台的低成本和便捷性与他们的联系沟通。

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