大连理工大学:面向服务对象的高校迎新系统

  当前,数字迎新已经成为很多高校迎新工作的模式。采用数字迎新模式,可以为全体新生和学校各相关职能部门构建多维交叉一体化的协同迎新业务流程,实现数据的高度共享和流动,有效降低相关业务部门工作协调时间,规避信息交换效率低及数据不一致等问题;学生信息提前采集,实现了新生报到信息和职能部门业务信息的交互透明,保证新生入学报到工作的高效和有序,提高学生和家长的满意度;同时,通过为校领导和各相关职能部门、辅导员提供实时准确的新生数据及报到情况查询和统计,使迎新工作更加科学和严谨。

  需求分析

  迎新系统涉及新生入学管理的各个环节,包括迎新前的数据准备、现场迎新环节办理、迎新数据后续的统计等。迎新系统的用户主要有全体新生、新生辅导员和相关职能部门三类用户,各类用户的需求各不相同,迎新系统的设计必须同时满足三类用户的需求。

  新生的需求主要包括:了解学校的总体情况、入学注意事项、报到要求;获得个人的学籍信息、住宿信息、班级信息、同行信息;部分业务提前办理,如电子邮箱申请、绿色通道申请等。

  新生辅导员的需求主要包括:新生的分班、分寝等;获得新生的基本信息、学业信息、家庭信息、联系方式、申请困难补助信息、报到和延期报到信息等;新生现场报到情况的查询和统计等。学校相关职能部门的需求主要包括:新生的基本信息、住宿信息、接站信息、户口迁移信息、党团关系信息、照片邮箱信息等。

  建设内容

  大连理工大学迎新系统的建设要满足学校三个校区各类用户的需求,为新生提供方便、高效、一站式入学报到环境,为新生辅导员和各相关部门提供及时、准确的新生个人信息和报到信息,提高学校各相关部门的工作效率。因此,我校迎新系统的建设由迎新网、迎新系统、“掌上迎新”三部分组成。

  迎新网:学校介绍和迎新工作信息发布、新生信息采集和查询的网站平台。

  迎新网是迎新系统的门户网站,介绍学校的各类信息和发布迎新相关信息,同时为新生提供信息采集功能。

  迎新系统:新生数据准备、数据共享及迎新各项工作查询统计的管理信息系统。

  迎新系统为新生辅导员和相关职能部门提供综合、准确、实时的新生信息,实现分班、分寝、统计、查询等功能,实时反映新生报到情况。

  “掌上迎新”:迎新系统的移动端App。

  “掌上迎新”包括ios、安卓两个版本,为新生提供基本信息、我的班级、我的寝室、迎新通知、报到地点、路线导航等信息的查询;为新生辅导员提供学生基本信息、报到信息、绿色通道信息、接站信息的查询等功能,如图1所示。

大连理工大学:面向服务对象的高校迎新系统

  业务流程设计

  迎新前准备工作

  迎新前准备工作包括新生数据准备(新生数据导入、班级数据导入、宿舍房源信息导入、新生数据采集)、院系分班、院系分寝等,准备工作的流程设计如图2所示。

大连理工大学:面向服务对象的高校迎新系统

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