中国科学技术大学:研究生信息化迎新平台的实践与应用

  高校迎新工作涉及学校多个部门,新生报到集中,流程复杂,是一项非常重要且紧张琐碎的工作。近几年,高校的管理与服务工作中,提倡“以人为本”,强化服务理念,因此如何在高校迎新季,为新生提供方便、高效、一站式的报到服务,成为各高校优先考虑的问题。

  中国科学技术大学研究生院经过几年的摸索研究,在现有技术条件的基础上,逐步开发建设了适合本校情况的研究生信息化迎新平台,该平台包括网页系统和微信系统,平台的使用提高了研究生迎新工作的效率,提升了研究生教育工作管理服务水平,对数字化校园的整体建设及应用推广,起到了积极的推动作用。

  设计基础和结构组成

  高校迎新工作涉及众多部门,如财务部门、户籍部门、住宿管理部门、校园一卡通部门等。迎新报到的过程包括接站、入住、缴费、现场报到确认、户口档案迁移、新生教育等各个环节,有些学生还需要办理助学贷款等。近年来,随着研究生教育的发展,研究生招生规模不断扩大,带来了迎新工作量的指数级增长,给研究生教育管理部门带来了更大的挑战。学校自2004年起通过自主研发,逐步开始使用信息化手段对研究生进行管理,并发展建立了完整的研究生数据标准和相应的访问权限标准,实现了研究生教学、学籍、培养及学位等各个环节的信息化覆盖。自2009年开始,我校开始进行各环节的信息化整合,迎新工作是其中重点工作之一。

  研究生信息化迎新平台基于研究生教育管理系统,采用先进成熟的计算机及网络技术,通过信息采集交换平台和统一数据库平台,实现跨部门应用的共享互联互通。平台集“数字化、人性化、智能化”为一体,以统一的数据平台为基础,由网络数据库系统、迎新志愿者系统及迎新管理系统、研究生新生论坛系统、即时通讯平台、微信迎新系统、网络视频系统六个子系统组成,各子系统相互协作,为研究生新生提供服务,如图1所示。

中国科学技术大学:研究生信息化迎新平台的实践与应用

  功能实现

  网络数据库系统

  网络数据库系统是迎新系统的基础,也是全校研究生(新生、老生)教育管理的大平台。新生在6月收到录取通知书后,即可根据录取通知书内附带的信息平台网址,输入用户名和密码,登录新生信息平台,轻松查询报到流程、学费奖学金情况、迎新志愿者联系方式等信息。通过点击校园地图查询学校各区域分布,点击院系主页的链接了解院系情况。新生还可以和老生一样,在7月进行网上选课,实现提前报到。该系统帮助新生在入学前就可以了解、融入学校,更快地熟悉校园环境,投入科研工作。新生还可以将到校时间、地点、住宿需求等信息填报到网络数据库中,管理人员根据填报信息调配车辆,安排新生住宿及各部门值班时间,使迎新管理工作在统计数据的支持下做到有的放矢。

  同时,网络数据库系统与其他业务部门管理信息系统通过数据接口进行互联,实现数据共享。例如,在与财务数据的共享中,研究生院共享学费数据给财务处,财务代扣或学生缴费后,研究生院网络数据库系统实时显示;在与住宿部门的共享中,研究生院共享学生基本信息及住宿需求给住宿部门,住宿部门分配宿舍后,研究生院网络数据库系统也能实时显示。通过数据接口式共享,在不改变原有系统架构和管理现状的基础上,实现信息互联互通。研究生院和各相关职能部门利用信息平台协同工作为研究生新生提供优质便捷服务的同时,也提高了管理工作效率,达到了双赢的效果。

  网络数据库系统使得新生各项报到手续,既可以在迎新现场办理,也可以在迎新结束后到各部门办理,部分手续还可以提前通过网上办理。迎新手续日常化、网络化办理,使报到当天集中办公式的迎新工作,演变为一种为营造迎新氛围而举行的欢迎仪式。

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